21 formas de reducir los gastos operativos de la empresa en 2024: Estrategias probadas para ahorrar costos

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Facture a los clientes y pague a los contratistas a nivel mundial

9 jul 2024

9 jul 2024

En 2024, las empresas están navegando por un paisaje económico desafiante marcado por altas tasas de interés, disponibilidad limitada de capital y un mercado de capital de riesgo cauteloso. Con las tasas de interés rondando entre el 6-8% y los capitalistas de riesgo volviéndose cada vez más selectivos, muchas startups se enfrentan a reducciones significativas en la valoración.

Por ejemplo, startups tecnológicas que alguna vez estaban en alza como Instacart y Stripe han visto reducciones de más del 40% en comparación con sus picos.

Además, el mercado de OPV ha disminuido considerablemente, con empresas posponiendo ofertas públicas debido a condiciones de mercado volátiles. Estos factores subrayan la necesidad urgente de que las empresas optimicen sus gastos operativos (OPEX) para garantizar la sostenibilidad y el crecimiento.

La optimización de OPEX es crucial para mejorar el flujo de efectivo, aumentar la rentabilidad y garantizar la sostenibilidad a largo plazo. Este artículo proporciona 21 formas detalladas y prácticas de reducir OPEX, centrándose en consejos prácticos y soluciones innovadoras que pueden tener un impacto significativo en la salud financiera de su empresa.

1. Aprovechar las soluciones basadas en la nube

Las soluciones basadas en la nube ofrecen una plataforma integrada para varias funciones empresariales, incluyendo punto de venta (POS), procesamiento de pagos, contabilidad y gestión de inventario.

Estos sistemas pueden reducir significativamente los costos al consolidar varios servicios en una solución flexible.

Por ejemplo, un restaurante que utiliza servicios basados en la nube puede simplificar sus operaciones, ahorrar en costos laborales y evitar la necesidad de proveedores de software por separado. La automatización de tareas y la gestión centralizada de datos conducen a una mayor eficiencia y ahorros de costos.

2. Reevaluar los términos y contratos de los proveedores

Auditar regularmente sus relaciones con los proveedores puede descubrir oportunidades de ahorro de costos. Evalúe si puede negociar mejores condiciones o encontrar proveedores alternativos que ofrezcan tarifas competitivas.

Por ejemplo, un negocio minorista podría renegociar sus contratos de suministro para obtener descuentos por compras al por mayor o plazos de pago más largos, reduciendo los desembolsos de efectivo inmediatos y mejorando la gestión del flujo de efectivo. Buscar mejores ofertas puede llevar a ahorros significativos con el tiempo.

3. Incorporar prácticas sostenibles

Las prácticas sostenibles no solo benefician al medio ambiente, sino que también reducen los costos operativos.

La implementación de soluciones energéticamente eficientes, la reducción de residuos y la optimización del uso de recursos pueden llevar a ahorros sustanciales. Por ejemplo:

  • Auditorías energéticas: Realizar auditorías energéticas puede identificar áreas donde puede reducir el consumo de energía y los costos.

  • Reducción de residuos: Minimizar el embalaje innecesario y desechar suministros no utilizados puede reducir los costos de eliminación de residuos.

  • Mantenimiento de equipos: Mantener regularmente los equipos, como limpiar radiadores y reparar ventanas, puede mejorar la eficiencia y reducir las facturas de servicios públicos.

4. Utilizar la toma de decisiones basada en datos

Aprovechar la analítica de datos puede proporcionar ideas valiosas sobre oportunidades de ahorro de costos. Analizar datos de ventas puede ayudar a identificar productos con bajo rendimiento, lo que le permite ajustar los niveles de inventario en consecuencia.

Por ejemplo, una tienda minorista puede usar datos para determinar qué productos almacenar y cuáles descontinuar, reduciendo los costos de mantenimiento de inventario y aumentando la eficiencia de ventas.

Encuentre algunas herramientas populares para ayudarlo a mejorar su toma de decisiones basada en datos, a continuación.

Herramientas de inteligencia empresarial (BI)

Tableau

  • Ayuda a crear paneles interactivos y compartibles para visualizar datos y detectar tendencias.

Power BI

  • Una herramienta de Microsoft que proporciona visualizaciones interactivas y capacidades de inteligencia empresarial.

Looker

  • Una plataforma de inteligencia empresarial para exploración y descubrimiento de datos.

Plataformas de analítica de datos

Google Analytics

  • Proporciona información sobre el tráfico del sitio web y la efectividad del marketing.

Adobe Analytics

  • Ofrece análisis en tiempo real y segmentación detallada en diversos canales de marketing.

Soluciones de almacenamiento de datos

Amazon Redshift

  • Un servicio de almacenamiento de datos completamente gestionado que puede escalar para satisfacer las necesidades de almacenamiento de datos de alto volumen.

Snowflake

  • Una plataforma de datos en la nube que proporciona capacidades de almacenamiento de datos, lago de datos y compartición de datos.

Sistemas CRM

Salesforce

  • Ofrece soluciones completas de CRM con análisis para mejorar las interacciones con los clientes y reducir los costos.

HubSpot

  • Proporciona un conjunto de herramientas para análisis de marketing, ventas y servicio al cliente.

Gestión de la cadena de suministro

SAP SCM

  • Ayuda a gestionar las operaciones de la cadena de suministro y reducir los costos al optimizar el inventario y la logística.

Oracle SCM

  • Ofrece una suite de aplicaciones para optimizar los procesos de la cadena de suministro.

Análisis predictivo

IBM SPSS

  • Ayuda a las empresas a predecir eventos futuros y comportamientos utilizando análisis estadístico avanzado.

SAS Predictive Analytics

  • Proporciona herramientas para la minería de datos, la predicción y la modelización predictiva.

Plataformas de big data

Apache Hadoop

  • Un marco de código abierto para el procesamiento y almacenamiento de grandes conjuntos de datos.

Apache Spark

  • Un motor de análisis unificado para el procesamiento de big data, con módulos integrados para streaming, SQL, aprendizaje automático y procesamiento de grafos.

Aprendizaje automático e IA

Google Cloud AI

  • Proporciona herramientas de aprendizaje automático e IA para construir y escalar aplicaciones.

**Azure Machine Learning:**

  • Un servicio basado en la nube para construir, entrenar y implementar modelos de aprendizaje automático.

Análisis financiero

QuickBooks

  • Un software de contabilidad que ayuda a gestionar las finanzas y generar informes financieros.

Xero

  • Ofrece datos financieros en tiempo real y perspectivas para gestionar gastos y reducir costos.

Gestión de proyectos

Asana

  • Ayuda en la planificación, seguimiento y gestión efectiva de costos de proyectos.

Trello

  • Una herramienta visual para organizar el trabajo y proyectos.

Gestión de costos

Anaplan

  • Proporciona una plataforma basada en la nube para la planificación empresarial y gestión del rendimiento.

Coupa

  • Ofrece soluciones de gestión de gastos para controlar y reducir los gastos empresariales.

Automatización de procesos

UiPath

  • Especializado en automatización de procesos robóticos (RPA) para automatizar tareas repetitivas y reducir costos operativos.

Automation Anywhere

  • Proporciona herramientas de RPA para optimizar los procesos empresariales y reducir costos.

5. Optimizar la gestión de inventario

La gestión efectiva del inventario previene el exceso de inventario y reduce los costos de almacenamiento.

La implementación de un sistema de gestión de inventario puede automatizar el seguimiento del stock, generar informes y proporcionar alertas para niveles bajos de inventario. Esto garantiza que los productos populares siempre estén disponibles mientras se minimiza el exceso de inventario.

Por ejemplo, una tienda de ropa que utiliza un sistema de inventario basado en la nube puede optimizar sus niveles de stock, reducir el desperdicio y ahorrar en costos de almacenamiento.

6. Realizar auditorías regulares de gastos

Las auditorías regulares de gastos ayudan a identificar y eliminar costos innecesarios. Manteniendo registros detallados y realizando revisiones frecuentes, las empresas pueden asegurarse de que los gastos se alineen con el flujo de efectivo y las proyecciones presupuestarias.

Por ejemplo, una empresa manufacturera podría realizar auditorías trimestrales para revisar las facturas de servicios públicos, los contratos de proveedores y los costos de mantenimiento, identificando áreas con posibles ahorros y mejorando la gestión financiera general.

7. Establecer políticas claras de gastos

La implementación de políticas claras de gastos para costos relacionados con los empleados, como viajes y comidas, puede prevenir el gasto excesivo. Establecer límites a los gastos y requerir aprobación previa para gastos significativos garantiza que los fondos de la empresa se utilicen de manera prudente.

Por ejemplo, una empresa tecnológica podría establecer una política que limite los gastos de viaje solo a viajes esenciales, reduciendo los costos de viaje innecesarios y mejorando el control presupuestario.

8. Cancelar servicios y suscripciones no utilizados

Las suscripciones no utilizadas pueden acumularse y agotar los recursos financieros. Revisar regularmente todos los acuerdos de servicio y cancelar aquellos que ya no sean necesarios.

Por ejemplo, una empresa de marketing podría auditar sus suscripciones de software y eliminar herramientas no utilizadas, ahorrando miles de dólares anualmente. Mantener un ojo cercano a los gastos recurrentes puede reducir significativamente los OPEX.

¡Esto también se aplica a tu vida personal! ¿Sigues pagando por tres suscripciones separadas de Netflix?

9. Ajustar las horas de trabajo

Ajustar las horas de operación basándose en la demanda puede ahorrar en costos de servicios públicos y de mano de obra. Para empresas con fluctuaciones estacionales, como tiendas minoristas, reducir las horas durante períodos lentos puede reducir los gastos.

Por ejemplo, una boutique podría acortar sus horas de operación durante temporadas bajas, reduciendo las facturas de servicios públicos y los costos salariales sin afectar significativamente las ventas.

Es posible que también tengas que tomar la difícil decisión de prescindir de algunas personas, especialmente si su desempeño no cumple con el estándar.

10. Pagar las facturas temprano

Muchos proveedores ofrecen descuentos por pagos anticipados, lo que puede generar ahorros significativos. Por ejemplo, una empresa de construcción que paga a sus proveedores en 10 días podría recibir un descuento del 2% en materiales.

Con el tiempo, estos ahorros se acumulan, mejorando el flujo de efectivo y reduciendo los gastos generales.

11. Mantener empleados felices

Los empleados felices son más productivos y menos propensos a irse, reduciendo los costos de contratación y capacitación.

Invertir en la satisfacción de los empleados a través de una compensación justa, un ambiente de trabajo positivo y oportunidades de crecimiento puede conducir a ahorros a largo plazo.

Por ejemplo, una empresa de servicio al cliente podría ofrecer horarios de trabajo flexibles y programas de desarrollo profesional, aumentando la retención de empleados y reduciendo los costos de rotación.

12. Promover la capacitación cruzada y la multitarea

La capacitación cruzada de empleados garantiza que se cubran tareas esenciales incluso en ausencia de personal clave. También permite a los empleados realizar múltiples tareas, mejorando la eficiencia general.

Por ejemplo, una tienda minorista podría capacitar a sus cajeros para manejar la gestión de inventario, reduciendo la necesidad de personal adicional y disminuyendo los costos salariales.

13. Externalizar funciones no centrales

Externalizar funciones no centrales, como nómina, soporte de TI o marketing, puede reducir costos y mejorar la eficiencia.

Por ejemplo, una pequeña empresa podría externalizar su contabilidad a una empresa especializada, ahorrando en costos de contratación y capacitación de contadores internos. La externalización permite a las empresas centrarse en sus actividades centrales y beneficiarse de la experiencia de proveedores especializados.

Podrías utilizar herramientas como UpWork para externalizar funciones no centrales a talentosos freelancers de economías emergentes.

14. Implementar staffing flexible

Contratar personal temporal durante períodos pico o freelancers para proyectos específicos puede reducir costos salariales.

Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico podría contratar trabajadores temporales durante la temporada navideña para manejar la mayor demanda, evitando los costos a largo plazo asociados con empleados a tiempo completo.

El staffing flexible garantiza que los costos laborales se alineen con las necesidades empresariales.

15. Reducir gastos de viaje

En 2024, las empresas están navegando por un paisaje económico desafiante marcado por altas tasas de interés, disponibilidad limitada de capital y un mercado de capital de riesgo cauteloso. Con las tasas de interés rondando entre el 6-8% y los capitalistas de riesgo volviéndose cada vez más selectivos, muchas startups se enfrentan a reducciones significativas en la valoración.

Por ejemplo, startups tecnológicas que alguna vez estaban en alza como Instacart y Stripe han visto reducciones de más del 40% en comparación con sus picos.

Además, el mercado de OPV ha disminuido considerablemente, con empresas posponiendo ofertas públicas debido a condiciones de mercado volátiles. Estos factores subrayan la necesidad urgente de que las empresas optimicen sus gastos operativos (OPEX) para garantizar la sostenibilidad y el crecimiento.

La optimización de OPEX es crucial para mejorar el flujo de efectivo, aumentar la rentabilidad y garantizar la sostenibilidad a largo plazo. Este artículo proporciona 21 formas detalladas y prácticas de reducir OPEX, centrándose en consejos prácticos y soluciones innovadoras que pueden tener un impacto significativo en la salud financiera de su empresa.

1. Aprovechar las soluciones basadas en la nube

Las soluciones basadas en la nube ofrecen una plataforma integrada para varias funciones empresariales, incluyendo punto de venta (POS), procesamiento de pagos, contabilidad y gestión de inventario.

Estos sistemas pueden reducir significativamente los costos al consolidar varios servicios en una solución flexible.

Por ejemplo, un restaurante que utiliza servicios basados en la nube puede simplificar sus operaciones, ahorrar en costos laborales y evitar la necesidad de proveedores de software por separado. La automatización de tareas y la gestión centralizada de datos conducen a una mayor eficiencia y ahorros de costos.

2. Reevaluar los términos y contratos de los proveedores

Auditar regularmente sus relaciones con los proveedores puede descubrir oportunidades de ahorro de costos. Evalúe si puede negociar mejores condiciones o encontrar proveedores alternativos que ofrezcan tarifas competitivas.

Por ejemplo, un negocio minorista podría renegociar sus contratos de suministro para obtener descuentos por compras al por mayor o plazos de pago más largos, reduciendo los desembolsos de efectivo inmediatos y mejorando la gestión del flujo de efectivo. Buscar mejores ofertas puede llevar a ahorros significativos con el tiempo.

3. Incorporar prácticas sostenibles

Las prácticas sostenibles no solo benefician al medio ambiente, sino que también reducen los costos operativos.

La implementación de soluciones energéticamente eficientes, la reducción de residuos y la optimización del uso de recursos pueden llevar a ahorros sustanciales. Por ejemplo:

  • Auditorías energéticas: Realizar auditorías energéticas puede identificar áreas donde puede reducir el consumo de energía y los costos.

  • Reducción de residuos: Minimizar el embalaje innecesario y desechar suministros no utilizados puede reducir los costos de eliminación de residuos.

  • Mantenimiento de equipos: Mantener regularmente los equipos, como limpiar radiadores y reparar ventanas, puede mejorar la eficiencia y reducir las facturas de servicios públicos.

4. Utilizar la toma de decisiones basada en datos

Aprovechar la analítica de datos puede proporcionar ideas valiosas sobre oportunidades de ahorro de costos. Analizar datos de ventas puede ayudar a identificar productos con bajo rendimiento, lo que le permite ajustar los niveles de inventario en consecuencia.

Por ejemplo, una tienda minorista puede usar datos para determinar qué productos almacenar y cuáles descontinuar, reduciendo los costos de mantenimiento de inventario y aumentando la eficiencia de ventas.

Encuentre algunas herramientas populares para ayudarlo a mejorar su toma de decisiones basada en datos, a continuación.

Herramientas de inteligencia empresarial (BI)

Tableau

  • Ayuda a crear paneles interactivos y compartibles para visualizar datos y detectar tendencias.

Power BI

  • Una herramienta de Microsoft que proporciona visualizaciones interactivas y capacidades de inteligencia empresarial.

Looker

  • Una plataforma de inteligencia empresarial para exploración y descubrimiento de datos.

Plataformas de analítica de datos

Google Analytics

  • Proporciona información sobre el tráfico del sitio web y la efectividad del marketing.

Adobe Analytics

  • Ofrece análisis en tiempo real y segmentación detallada en diversos canales de marketing.

Soluciones de almacenamiento de datos

Amazon Redshift

  • Un servicio de almacenamiento de datos completamente gestionado que puede escalar para satisfacer las necesidades de almacenamiento de datos de alto volumen.

Snowflake

  • Una plataforma de datos en la nube que proporciona capacidades de almacenamiento de datos, lago de datos y compartición de datos.

Sistemas CRM

Salesforce

  • Ofrece soluciones completas de CRM con análisis para mejorar las interacciones con los clientes y reducir los costos.

HubSpot

  • Proporciona un conjunto de herramientas para análisis de marketing, ventas y servicio al cliente.

Gestión de la cadena de suministro

SAP SCM

  • Ayuda a gestionar las operaciones de la cadena de suministro y reducir los costos al optimizar el inventario y la logística.

Oracle SCM

  • Ofrece una suite de aplicaciones para optimizar los procesos de la cadena de suministro.

Análisis predictivo

IBM SPSS

  • Ayuda a las empresas a predecir eventos futuros y comportamientos utilizando análisis estadístico avanzado.

SAS Predictive Analytics

  • Proporciona herramientas para la minería de datos, la predicción y la modelización predictiva.

Plataformas de big data

Apache Hadoop

  • Un marco de código abierto para el procesamiento y almacenamiento de grandes conjuntos de datos.

Apache Spark

  • Un motor de análisis unificado para el procesamiento de big data, con módulos integrados para streaming, SQL, aprendizaje automático y procesamiento de grafos.

Aprendizaje automático e IA

Google Cloud AI

  • Proporciona herramientas de aprendizaje automático e IA para construir y escalar aplicaciones.

**Azure Machine Learning:**

  • Un servicio basado en la nube para construir, entrenar y implementar modelos de aprendizaje automático.

Análisis financiero

QuickBooks

  • Un software de contabilidad que ayuda a gestionar las finanzas y generar informes financieros.

Xero

  • Ofrece datos financieros en tiempo real y perspectivas para gestionar gastos y reducir costos.

Gestión de proyectos

Asana

  • Ayuda en la planificación, seguimiento y gestión efectiva de costos de proyectos.

Trello

  • Una herramienta visual para organizar el trabajo y proyectos.

Gestión de costos

Anaplan

  • Proporciona una plataforma basada en la nube para la planificación empresarial y gestión del rendimiento.

Coupa

  • Ofrece soluciones de gestión de gastos para controlar y reducir los gastos empresariales.

Automatización de procesos

UiPath

  • Especializado en automatización de procesos robóticos (RPA) para automatizar tareas repetitivas y reducir costos operativos.

Automation Anywhere

  • Proporciona herramientas de RPA para optimizar los procesos empresariales y reducir costos.

5. Optimizar la gestión de inventario

La gestión efectiva del inventario previene el exceso de inventario y reduce los costos de almacenamiento.

La implementación de un sistema de gestión de inventario puede automatizar el seguimiento del stock, generar informes y proporcionar alertas para niveles bajos de inventario. Esto garantiza que los productos populares siempre estén disponibles mientras se minimiza el exceso de inventario.

Por ejemplo, una tienda de ropa que utiliza un sistema de inventario basado en la nube puede optimizar sus niveles de stock, reducir el desperdicio y ahorrar en costos de almacenamiento.

6. Realizar auditorías regulares de gastos

Las auditorías regulares de gastos ayudan a identificar y eliminar costos innecesarios. Manteniendo registros detallados y realizando revisiones frecuentes, las empresas pueden asegurarse de que los gastos se alineen con el flujo de efectivo y las proyecciones presupuestarias.

Por ejemplo, una empresa manufacturera podría realizar auditorías trimestrales para revisar las facturas de servicios públicos, los contratos de proveedores y los costos de mantenimiento, identificando áreas con posibles ahorros y mejorando la gestión financiera general.

7. Establecer políticas claras de gastos

La implementación de políticas claras de gastos para costos relacionados con los empleados, como viajes y comidas, puede prevenir el gasto excesivo. Establecer límites a los gastos y requerir aprobación previa para gastos significativos garantiza que los fondos de la empresa se utilicen de manera prudente.

Por ejemplo, una empresa tecnológica podría establecer una política que limite los gastos de viaje solo a viajes esenciales, reduciendo los costos de viaje innecesarios y mejorando el control presupuestario.

8. Cancelar servicios y suscripciones no utilizados

Las suscripciones no utilizadas pueden acumularse y agotar los recursos financieros. Revisar regularmente todos los acuerdos de servicio y cancelar aquellos que ya no sean necesarios.

Por ejemplo, una empresa de marketing podría auditar sus suscripciones de software y eliminar herramientas no utilizadas, ahorrando miles de dólares anualmente. Mantener un ojo cercano a los gastos recurrentes puede reducir significativamente los OPEX.

¡Esto también se aplica a tu vida personal! ¿Sigues pagando por tres suscripciones separadas de Netflix?

9. Ajustar las horas de trabajo

Ajustar las horas de operación basándose en la demanda puede ahorrar en costos de servicios públicos y de mano de obra. Para empresas con fluctuaciones estacionales, como tiendas minoristas, reducir las horas durante períodos lentos puede reducir los gastos.

Por ejemplo, una boutique podría acortar sus horas de operación durante temporadas bajas, reduciendo las facturas de servicios públicos y los costos salariales sin afectar significativamente las ventas.

Es posible que también tengas que tomar la difícil decisión de prescindir de algunas personas, especialmente si su desempeño no cumple con el estándar.

10. Pagar las facturas temprano

Muchos proveedores ofrecen descuentos por pagos anticipados, lo que puede generar ahorros significativos. Por ejemplo, una empresa de construcción que paga a sus proveedores en 10 días podría recibir un descuento del 2% en materiales.

Con el tiempo, estos ahorros se acumulan, mejorando el flujo de efectivo y reduciendo los gastos generales.

11. Mantener empleados felices

Los empleados felices son más productivos y menos propensos a irse, reduciendo los costos de contratación y capacitación.

Invertir en la satisfacción de los empleados a través de una compensación justa, un ambiente de trabajo positivo y oportunidades de crecimiento puede conducir a ahorros a largo plazo.

Por ejemplo, una empresa de servicio al cliente podría ofrecer horarios de trabajo flexibles y programas de desarrollo profesional, aumentando la retención de empleados y reduciendo los costos de rotación.

12. Promover la capacitación cruzada y la multitarea

La capacitación cruzada de empleados garantiza que se cubran tareas esenciales incluso en ausencia de personal clave. También permite a los empleados realizar múltiples tareas, mejorando la eficiencia general.

Por ejemplo, una tienda minorista podría capacitar a sus cajeros para manejar la gestión de inventario, reduciendo la necesidad de personal adicional y disminuyendo los costos salariales.

13. Externalizar funciones no centrales

Externalizar funciones no centrales, como nómina, soporte de TI o marketing, puede reducir costos y mejorar la eficiencia.

Por ejemplo, una pequeña empresa podría externalizar su contabilidad a una empresa especializada, ahorrando en costos de contratación y capacitación de contadores internos. La externalización permite a las empresas centrarse en sus actividades centrales y beneficiarse de la experiencia de proveedores especializados.

Podrías utilizar herramientas como UpWork para externalizar funciones no centrales a talentosos freelancers de economías emergentes.

14. Implementar staffing flexible

Contratar personal temporal durante períodos pico o freelancers para proyectos específicos puede reducir costos salariales.

Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico podría contratar trabajadores temporales durante la temporada navideña para manejar la mayor demanda, evitando los costos a largo plazo asociados con empleados a tiempo completo.

El staffing flexible garantiza que los costos laborales se alineen con las necesidades empresariales.

15. Reducir gastos de viaje

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